أولًا، قسّم التقرير إلى أربعة أنواع من المحتوى
يتضمن النص الثابت خلفية المشروع والمنهجية؛ وتشمل حقول المشروع الاسم والعنوان والجهات المشاركة؛ وتتضمن بيانات السلاسل الزمنية الأرصاد والمعدلات والتنبيهات؛ وتشمل الأحكام المهنية تفسيرات الحالات الشاذة والاستنتاجات. تتطلب هذه الأنواع الأربعة من المحتوى أساليب مختلفة للتحديث والمراجعة.
الحقل أكثر من مجرد خانة مؤقتة
تتطلب عبارة «أقصى هبوط اليوم» تحديد النطاق الزمني والاتجاهين الموجب والسالب بوضوح، وما إذا كانت تشير إلى قيمة تراكمية أم قيمة الفترة الحالية، ونطاق نقاط القياس، وقواعد صلاحية البيانات، والوحدات. وقد يؤدي الربط بحقول قاعدة البيانات وحدها بسهولة إلى تقارير تبدو صحيحة لكنها تستخدم تعريفات غير متسقة.
يجب أن تكون الجداول والمنحنيات متسقة
يجب أن تستخدم نقطة القياس نفسها إصدار البيانات نفسه والنافذة الزمنية نفسها في الجداول والمخططات والملخصات وسجلات التنبيه. بعد إضافة نقاط قياس إلى المشروع، أو تعديل القيم المرجعية، أو تصحيح البيانات التاريخية، تحقّق من استمرار دقة القالب.
ابدأ بنموذج، ثم جدول المهام
قارن أولاً بتقرير فعلي مكتمل للتحقق من الحقول وتقسيم الجداول على الصفحات والمنحنيات والاستنتاجات. بعد ذلك، أعدّ مهام التقارير اليومية أو الأسبوعية أو الشهرية أو الموجزة، مع الإبقاء على المراجعة البشرية وسجلات الإصدارات.